Panduan 10 Langkah Migrasi ke Sistem Akuntansi Baru

Apa itu Sistem Akuntansi?

Sebelum bermigrasi, izinkan saya berbicara sedikit tentang sistem akuntansi. Sistem akuntansi (juga disebut aplikasi akuntansi) dibuat untuk memudahkan proses pencatatan transaksi keuangan. Seluruh prosedur yang digunakan untuk menghasilan laporan keuangan dituangkan dalam sistem ini.

Sistem akuntansi pada saat ini telah menggunakan tehnologi canggih. Menggunakan bahasa pemrograman yang biasanya menggunakan server, dan penggunanya sebagai client. Sistem akuntansi digunakan untuk mengelola hutang, piutang, buku besar, faktur, penggajian, sampai aset perusahaan.

Saat ini, banyak bisnis sudah mulai beralih ke sistem akuntansi. Perangkat lunak ini memungkinkan pemilik bisnis untuk melacak transaksi keuangan dan secara instan menghasilkan berbagai laporan keuangan.

Migrasi ke Sistem Akuntansi Baru

Anda mungkin merasa bahwa sistem Anda saat ini tidak lagi memenuhi semua kebutuhan bisnis Anda. Jadi Anda membuat keputusan untuk pindah ke software akuntansi yang lebih baik. Mengubah perangkat lunak akuntansi adalah tugas yang sangat kompleks dan dapat memengaruhi operasi bisnis Anda, jadi penting bagi Anda untuk memiliki rencana sebelum beralih.

Kapan harus beralih ke sistem akuntansi baru?

Waktu yang ideal untuk memindahkan data Anda ke perangkat lunak baru biasanya pada akhir tahun fiskal. Untuk proses migrasi yang lancar, Anda juga harus merencanakan fase transisi. Persiapkan beberapa bulan sebelum tanggal migrasi berakhir. Alangkah baiknya sebelum transisi ini, anda melakukan backup data yang ada. Ini sangat penting jika terjadi kesalahan pada saat implementasi sistem baru.

Penting juga untuk melakukan beberapa pemeriksaan dan menentukan apakah ada kesalahan dalam data Anda saat ini. Ini juga saat yang tepat untuk bersih-bersih data yang tidak berguna. Jika ada masalah dalam sistem yang lama, pastikan juga agar anda meneruskannya ke sistem yang baru.

Jadi, Anda telah memutuskan untuk bermigrasi, dan Anda telah memilih tanggal. Sekarang, ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk transisi ke sistem akuntansi baru.

  1. Beri tahu akuntan Anda
    Memberitahu orang yang berkompeten selalu saya anggap sebagai langkah awal terbaik. Merekalah yang tahu persis proses bisnis di dalam perusahaan anda dan bagaimana implementasi dari proses ini di dalam sistem akuntansi. Keahlian mereka akan sangat membantu anda dalam memilih paket yang tepat untuk bisnis Anda. Mereka harus nyaman menggunakan perangkat lunak yang baru. Mereka juga nantinya yang akan membantu vendor sistem akuntansi dalam proses implementasi. Dan juga mempersiapkan data yang dibutuhkan untuk di masukkan dalam sistem yang baru
  2. Pastikan tanggal tanggal batas (cut off)
    Tanggal batas adalah saat Anda mulai menggunakan sistem baru dan berhenti menggunakan sistem akuntansi sebelumnya. Meskipun Anda bisa fleksibel untuk memilih tanggal apa pun, ini adalah praktik yang baik untuk melakukan rekonsiliasi bank untuk akhir satu bulan dan mulai menggunakan perangkat lunak baru pada hari pertama bulan berikutnya.
  3. Teliti dan pilih software yang tepat
    Ketahui kebutuhan Anda sebelum mulai mencari perangkat lunak. Manfaatkan uji coba gratis dan lihat seberapa nyaman Anda dengan berbagai produk. Carilah fitur tambahan yang bermanfaat, seperti komputasi awan, yang mungkin Anda gunakan saat bisnis Anda berkembang.
  4. Cek infrastruktur TI Anda
    Pemeriksa apakah perangkat lunak baru kompatibel dengan perangkat keras yang ada. Jika infrastruktur Anda yang ada tidak dapat menjalankan perangkat lunak yang Anda inginkan, Anda mungkin harus memilih opsi terbaik berikutnya atau meningkatkan perangkat keras Anda. Ingatlah bahwa hanya karena perangkat lunak mahal tidak berarti itu yang terbaik. Ada sistem yang lebih baik yang bekerja dengan baik di semua browser dan tidak memiliki persyaratan perangkat keras khusus.
  5. Cadangkan data Anda
    Sebelum Anda melakukan perubahan sistem, pastikan bahwa data Anda telah dicadangkan dan tersedia. Jika terjadi kesalahan saat bermigrasi, Anda tidak akan kehilangan informasi penting.
  6. Lakukan uji coba
    Sebelum memindahkan semua data Anda ke database sistem baru, jalankan neraca percobaan atau buat neraca, dan simpan. Melakukannya akan memastikan informasi dihitung dengan benar oleh perangkat lunak pilihan Anda.
  7. Tentukan tujuan yang dapat diukur
    Sasaran yang dapat diukur adalah sasaran yang secara teratur melacak kinerja bisnis. Mendefinisikan tujuan ini akan membantu manajemen selama fase perencanaan, implementasi, dan kontrol dari transisi perangkat lunak. Ini merupakan langkah penting karena membantu Anda memutuskan format data terbaik untuk mencapai tujuan ini dan merencanakan langkah selanjutnya.
  8. Format dan petakan data Anda saat ini
    Sistem akuntansi yang berbeda mendukung format data yang berbeda saat merekam informasi. Sebelum transfer, data Anda harus bebas dari kesalahan dan disimpan dalam format yang disarankan. Banyak bisnis memilih untuk membuat cadangan di Excel, tetapi data pada spreadsheet ini rentan terhadap gangguan dan kesalahan transkripsi.
  9. Uji data yang diimpor
    Anda harus menjalankan tes pada data yang diimpor untuk memeriksa apakah perangkat lunak bekerja secara optimal dengan kesalahan minimal. Anda juga dapat membandingkan laporan dari sistem lama Anda dengan yang baru untuk memeriksa ketidaksesuaian.
  10. Latih pengguna Anda
    Berikan waktu yang cukup untuk melatih dan menguji pengguna Anda sebelum menjalankan sistem akuntansi baru. Berikan prosedur sistem standar untuk mempelajari perangkat lunak baru, dan pastikan bahwa pengguna mematuhinya. Ini akan membantu Anda menghindari gangguan besar yang disebabkan oleh masalah kecil seperti entri data yang tidak akurat.

Jalankan bisnis Anda dengan lancar
Sekarang setelah Anda memiliki daftar apa yang harus dilakukan untuk migrasi sistem akuntansi, coba ikuti tanpa melewatkan langkah apa pun. Pelajari dan pahami lebih lanjut tentang software akuntansi yang telah Anda pilih. Pikirkan tentang paket perangkat lunak yang berbeda dan pilih salah satu yang berhasil.

Leave a Comment