Untuk UKM yang sudah terbiasa menggunakan spreadsheet seperti excel untuk kebutuhan akuntansinya, harga software akuntansi sepertinya terlalu tinggi. Tidak worth lah ya. Lebih baik menggunakan software akuntansi excel gratis yang saya berikan saja. Toh fungsinya sama saja 🙂
Namun, sepertinya anda sudah mulai berubah, buktinya anda bisa sampai kesini.
Kekurangan Microsoft Excel
Berikut adalah beberapa kendala yang mungkin anda hadapi ketika menggunakan excel untuk akuntansi
- Sangat mudah merubah nilai dan formula tanpa terdeteksi
Ini adalah kelemahan dari spreadsheet yang utama. Dan yang yang paling merusak. Jika ada karyawan yang melakukan manipulasi dengan merubah file excel, sangat mudah sekali. Kerugian akibat hal ini nilainya bisa tak terhingga.
- Rentan human error
Sifat excel adalah menerima semua yang diinputkan kepadanya. Sementara untuk kebutuhan analisa, nilai 100 tentu berbeda dengan 1000. Demikian juga nama produk “snack” tentu berbeda dengan “sneck”. Jika penginput tidak paham hal ini, maka bisa jadi pengambilan keputusan menggunakan data yang ada di excel ini berakibat fatal.
- Tidak dirancang untuk kerja kolaboratif
Perencanaan, peramalan, penganggaran, dan pelaporan adalah semua kegiatan kolaboratif. Dengan kata lain, rencana, prakiraan, anggaran, dan laporan biasanya memerlukan informasi dari individu yang berbeda dari departemen yang berbeda. Semua kegiatan ini akan menjadi dokumen akhir yang merupakan hasil dari banyak pertukaran data, ide, dan file.
Sekarang bayangkan jika kantor perusahaan Anda tersebar di seluruh negeri atau jika anggota tim tertentu dipisahkan oleh jarak yang jauh, satu-satunya cara untuk bertukar data yang disimpan dalam spreadsheet adalah melalui email.
Pengalaman akan memberi tahu Anda bahwa metode pertukaran seperti itu rentan terhadap duplikat dan bahkan data yang salah. Anggota tim akan cenderung merasa sulit untuk melacak file serupa bolak-balik, dan terkadang bahkan akhirnya mengirim versi yang salah.
- Tidak mendukung pengambilan keputusan yang cepat
Dalam lingkungan berbasis spreadsheet, mengekstrak data dari departemen yang berbeda, mengonsolidasikannya, dan meringkas informasi sehingga dapat membantu petinggi perusahaan dalam membuat keputusan yang tepat bisa sangat memakan waktu.
Karena rentannya spreadsheet terhadap kesalahan, semua orang yang terlibat dalam pemrosesan informasi harus sangat berhati-hati untuk menjaga integritas data tetap utuh. Oleh karena itu akan lebih bijaksana untuk melakukan pemeriksaan ganda sebanyak mungkin.
Ketika informasi akhir sampai di tangan eksekutif puncak, data itu mungkin sudah tidak up to date
5. Tidak sanggup menampung jumlah file yang besar
Sebuah file excel hanya sanggup menampung 1.048.576 baris dan 16.384 kolom. Bayangkan jika satu hari transaksi yang harus anda input berjumlah 1000.
6. Distribusi file yang menyebar
Biasanya data dalam sistem spreadsheet tidak pernah disimpan di satu tempat. Berada di tempat komputer masing-masing karyawan. Hal ini bisa menjadi masalah juga. Apalagi jika karyawan tidak terbiasa dengan praktik terbaik penyimpanan dan backup data yang baik.
Kelima hal diatas mungkin bisa sedikit membuka wawasan anda, bahwa penggunaan spreadsheet dalam jangka panjang bisa mengganggu bahkan berbahaya bagi kelangsungan bisnis.
Saya juga menggemar excel, dan sudah berusaha memaksimalkannya dengan menggunakan validasi data, pivot table sampai dengan VBA. Namun memang excel sampai saat ini tidak bisa terlalu diandalkan untuk tujuan pembukuan dan akuntansi.
Kelebihan Software Akuntansi
Berikut adalah kelebihan dari software akuntansi. Sebagai bahan pertimbangan anda jika ingin beralih ke software akuntansi.
- Hemat Waktu
Tujuan pembuatan software akuntansi yang utama adalah mempercepat proses kerja. Satu kali input transaksi akan langsung mempengaruhi banyak laporan lainnya.
Sebuah program akuntansi yang baik akan mampu memangkas waktu kerja anda. Dari satu jam menjadi beberapa menit saja. Pikirkan tentang apa yang dapat Anda lakukan dengan waktu yang tersisa.
Anda dapat meningkatkan produktivitas, mencari atau mengerjakan proyek baru. Atau mencari pasar baru untuk produk anda.
Jika sebelumnya anda membayar seorang karyawan untuk mengerjakan semuanya untuk Anda, Anda tetap akan menghemat. Karena sekarang Anda dapat membayar mereka untuk melakukan tugas lain yang lebih menghasilkan pendapatan. - Pengurangan Kesalahan
Kesalahan-kesalahan kecil yang terjadi pada saat mengggunakan spreadsheet bisa jadi akan menjadi masalah besar di kemudian hari.
Pada proses input faktur pajak misalnya. JIka menggunakan excel, tentu harus diinput ulang di program efaktur. Bisa saja terjadi kesalahan input. Di software akuntansi, hal ini tidak terjadi. Kesalahan tidak akan terjadi, karena data di faktur penjualan akan langsung bisa di copikan ke faktur pajak. Dengan data yang sama persis.
Jika perangkat lunak akuntansi Anda mampu mengurangi kesalahan seperti itu, tentu penggunaannya akan sepadan. Biaya pengarsipan ulang, membuat faktur pajak, atau penalti pajak akan jauh lebih tinggi daripada biaya bulanan perangkat lunak akuntansi.
Perangkat lunak yang secara otomatis mengunduh dan menyinkronkan transaksi akan mengurangi risiko kesalahan manusia. Karena semua transaksi Anda secara otomatis diimpor ke perangkat lunak. - Fitur Tambahan – Di Luar Pelacakan Pengeluaran dan Pendapatan
Saat ini, program akuntansi melakukan lebih dari sekadar melacak pendapatan dan pengeluaran Anda. Bahkan, dapat memantau inventaris, melacak saldo akun, menagih pembayaran, mengingatkan klien tentang faktur yang telah jatuh tempo dan bahkan membuat tugas dan langkah-langkah manajemen proyek.
Semakin banyak yang dilakukan suatu program untuk Anda, semakin besar efisien usaha anda. Terutama jika Anda saat ini menggunakan lima program berbeda untuk melakukan apa yang dapat dilakukan oleh satu program. - Biaya keseluruhan
Anda mungkin terkejut betapa terjangkaunya perangkat lunak akuntansi akhir-akhir ini. Bahkan, beberapa di antaranya kurang dari 200 ribu per bulan dan melakukan tugas yang cukup banyak untuk Anda. Bahkan software yang lebih dari 500 ribu per bulan sudah memiliki fitur seperti penggajian, pelaporan lanjutan, dll.
Lihatlah berapa banyak uang yang akan dihemat oleh program Anda (baik dalam pendapatan dan produktivitas). Masihkan harga software akuntansi terlalu mahal menurut anda?
Jika Anda masih tidak yakin, silahkan hubungi kami untuk mendapatkan penawaran software terbaik. Atau silahkan komentar di bawah jika ada yang ingin ditanyakan
sangat membantu pelaku yang pemahaman akuntansinya sangat minim…terutama untuk kalangan UMKM dengan Latar belakang pendidikan nan sangat beragam
Alhamdulillah, semoga bisa terus bermanfaat ya pak